Mengganti Kata di Ms.Word dan Exel 2007

Mengganti kata pada suatu dokumen seringkali kita kerjakan ketika terjadi pembaruan atau perubahan dokumen tersebut. Perubahan kata tersebut, bisa berupa nama kota, nama seseorang, nama hari, nama bulan dan tahun, atau nama lembaga tertentu. Tentu saja data yang lama akan digantikan dengan data yang baru.

Jika kita melakukan perubahan kata tersebut secara manual, yaitu merubah satu persatu dengan cara mencari kata yang dimaksud kemudian dihapus dan diganti dengan data atau kata yang baru, maka akan sangat tidak efisien dan efektif. Hal ini dikarenakan akan membutuhkan waktu yang cukup lama dan juga hasilnya akan kurang maksimal, kadang masih ada beberapa kata yang belum diganti. Akhirnya akan menjadi hal yang lucu ketika dokumen telah disodorkan, namun tahun atau nama ketua atau pemimpin suatu lembaga masih menggunakan tahun yang lama dan nama yang lama pula. Untuk menghindari hal tersebut, di MS Word telah terdapat fitur Find and Replace yang berfungsi untuk mencari dan mengganti kata atau kalimat.

Untuk menggunakan fitur Find and Replace ikutilah langkah-langkah dibawah ini.

1. Bukalah sebuah dokumen yang akan diupdate datanya.
2. Misal saja yang akan dirubah datanya adalah tahun, dari 2010 menjadi 2011.
3. Pada Ribbon Home di Group Menu Editing klik tombol Replace seperti gambar dibawah, atau tekan kombinasi tombol Ctrl+H pada Keyboard.  
4.  
5. Muncul jendela Find and Replace, pada Find what isikan kata atau kalimat yang akan diganti, missal 2010.
6. Pada Replace with, isikan kata atau kalimat pengganti. Misal 2011Klik Replace untuk mengganti kata satu persatu
7.  
8. Klik Replace All untuk langsung mengganti semua kata yang berbunyi 2010, maka akan Muncul pemberitahuan jumlah kata yang digantikan, kemudian klik OK

Dengan cara diatas akan menjadi lebih mudah dan singkat untuk mengganti sebuah kata atau kalimat menjadi kata atau kalimat yang baru.